A. Kebijakan
Pengembangan Koleksi
Koleksi yang baik hanya berasal dari pemilihan bahan perpustakaan yang
baik pula. Untuk itu, diperlukan kebijakan yang memandu pengembangan koleksi.
Dengan kebijakan pengembangan koleksi, yang secara resmi disahkan oleh pimpinan
sekolah, perpustakaan memiliki pegangan untuk mengembangkan koleksinya. Selain
itu, perpustakaan juga akan memiliki kekuatan resmi untuk menjalin hubungan
dengan berbagai pihak, baik didalam maupun diluar lembaganya. Pengembangan
koleksi haruslah selalu didasari asas tertentu,yang harus dipegang teguh.
perpustakaan harus menjaga agar koleksinya berimbang sehingga mampu memenuhi
kebutuhan kepala sekolah, guru, siswa, dan peneliti. Demikian pula kebutuhan
kurikulum perlu diperhatikan. Sebab itu, asas pengembangan koleksi perlu diperhatikan
dalam memili bahan perpustakaan, antara lain, kerelevanan, berorientasi kepada
kebutuhan pengguna, kelengkapan, kemuktahiran, dan kerja sama.
Berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan, perpustakaan memilih dan
mengadakan bahan perpustakaan. Kegiatan ini melibatkan pustakawan, kepala
sekolah, guru, siswa, serta pihak lain yang berkepentingan dengan perpustakaan.
Pemilihan bahan perpustakaan harus cermat sebelum sampai kepada langkah
pengadaannya. Setiap judul yang diusulkan untuk dipesan harus diperiksa
kebenaran data bibliografinya agar tidak menyulitkan pengadaan bahan pustaka
tersebut. Pengadaan bahan perpustakaan merupakan proses yang panjang dan mahal
karena melibatkan berbagai pihak,disamping harga buku yang terus
meningkat.Proses yang panjang dan mahal ini biasanya tidak didasari oleh
pengguna. Bahan perpustakaan yang diterima dibuatkan kedalinya yang berupa
katalog, Dengan katalog, perpustakaan dapat mengenali seluruh koleksinya.
Melalui katalog, pengguna dapat mengetahui koleksi perpustakaan. Di sinilah
peranan penting pengkatalogan dan pengklasifikasian bahan pustaka perpustakaan.
Selain mengendalikan koleksi, kedua hai itu sekaligus juga menginformasikan
koleksi bahan perpustakaan. Setelah selesai diolah, bahan perpustakaan
diserahkan ke bagian pelayanan.[1]
Agar kebijakan pengembangan koleksi
dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan koleksi harus disusun
secara tertulis. Kebijakan pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai
pedoman, sarana komunikasi, perencanaan, sebab kebijakan tersebut menjelsakan
cangkupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar
diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina
perpustakaan; memberikan deskripsi yang sistematis tentang strategi pengolahan
dan pengembangan koleksi yang diterapkan diperpustakaan; menjadi pedoman bagi
para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi terjamin; menjadi
standar atau tolak ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi
telah tercapai; membantu mempertanggung jawabkan alokasi anggaran; menjadi
sarana komunikasi baik dengan masyarakat yang harus dilayani maupun pihak luar
lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan
koleksi.[2]
B. Fungsi
dan Manfaat Kebijakan Pengembangan Koleksi
Fungsi
kebijakan pengembangan koleksi:
1. Pedoman.
Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleleksi
terjamin. Adanya kebijakan ini dapat menjadi standar atau tolak ukur untuk
menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi yang telah dicapai dan memberi
deskripsi yang sistematis tentang strategi pengolahan dan pengembangan koleksi
yang diterapkan diperpustakaan. Membantu menerapkan metode penilaian dan
pengadaan bahan pustaka. Membantu indentifikasi bahan yang perlu dipindahkan
kegudang atau dikeluarkan dari koleksi.
2. Sarana
komunikasi. Masyarakat yang dilayani dan memerlukan informasi mengenai tujuan
dan rencana pengembangan koleksi baik secara eksternal, maupun secara internal.
3. Perencanaan.
Yang mengatur prioritas dalam mengalokasikan berbagai sumber dana dan
mempertanggung jawabkan alokasi anggaran, setelah lebih dahulu mengenal
masyarakat yang akan dilayani perpustakaan, mengetahui subyek dan bidang ilmu
apa yang dikembangkan berdasarkan kebutuhan pemustaka.
Manfaat
kebijakan pengembangan koleksi:
1. Menjadi
dokumen untuk sosialisasi kepada masyarakat, sebagai standar untuk
menginformasikan kepada setiap orang tentang sifat dan ruang lingkup dan ruang
koleksi.
2. Menginformasikan
kepada setiap orang prioritas secara pengoleksian.
3. Mendorong
pemikiran tentang prioritas secara organisasi untuk koleksi.
4. Menghasilkan
komitmen pada tingkatan tertentu sesuai dengan sasaran organisasi.[3]
C. Perumusan
Kebijakan Pengembangan Koleksi
Menurut
Yulia (1993 : 25) tujuan Pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan
disesuaikan dengan kebutuhan sivitas akademika di sekolah agar perpustakaan
dapat secara terencana mengembangkan koleksinya. Kewenangan merumuskan
kebijakan pengembangan koleksi dipercayakan kepada:
·
Pustakawan
·
Wakil sivitas akademika
·
Wakil unit penelitian dan unit lain yang
terkait.
Yang
berhak melakukan seleksi terhadap usulan pembelian bahan perpustakaan adalah
tim seleksi. Yang behak menetapkan
pengadaan bahan perpustakaan yang telah diseleksi adalah kepala perpustakaan. Kebijakan
pengembangan koleksi merupakan alat perencanaan dan sarana untuk
mengkomunikasikan tujuan dan pengembangan koleksi perpustakaan. Agar kebijakan
pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan
koleksi harus disusun secara tertulis.[4]Rumusan yang
dituangkan dalam kebijakan pengembangan koleksi tertulis dimulai dengan
penjelasan singkat tentang misi perpustakaan dan sasaran-sasaran yang ingin
dicapai, deskripsi singkat mengenai masyarakat yang dilayani, koleksi yang
telah ada, kemudian dilanjutkan dengan ketentuan-ketentuan berikut:
a) Penjelasan
mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan dan siapa
yang diberikan wewenang untuk seleksi.
b) Metode
pemilihan, pengaturan anggaran, komposisi masyarakat yang dilayani dan
prioritas-prioritas tentang koleksi yang diseleksi.
c) Masalah-masalah
khusus didaftarkan secara rinci, misalnya jenis bahan yang tidak dikoleksi,
berapa copy dari satu judul (duplikasi), penjilidan, dan penggantian buku atau
bahan perpustakaan lain yang hilang.
d) Penjelasan
mengenai komposisi koleksi yang akan dikembangkan yang dibagi atas bidang
subjek dan keterangan mengenai prioritas
e) Bahan berbahasa asing
f) Jenis
bahan perpustakaan berdasarkan format. Definisi tiap jenis dan kategorinya, keterangan
mana yang dibeli dan mana yang tidak, dan pentingnya bahan tersebut bagi
koleksi atau pemakai.
g) Hadiah
dan cara penanganannya
h) Pinjam
antarperpustakaan serta jaringan dan bentuk kerjasama lain yang berpengaruh
pada pengembangan koleksi.
i)
Kriteria dan tata cara penyiangan.
j)
Sikap perpustakaan terhadap sensor dan
masalah lain yang berkaitan dengan kebebasan intelektual.
Penjelasan yang
disebutkan di atas masih terbatas pada uraian-uraian umum yang seharusnya
terdapat pada rumusan kebijakan pengembangan koleksi.[5]
D. Asas
Kebijakan Pengembangan Koleksi
Kebijakan
pengembangan koleksi didasari asas berikut:
1. Kerelevanan.
Koleksi
hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian, dan
pengabdian pada masyarakat sekolah. Karena itu, perpustakaan perlu
memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. Jenis program berhubungan
dengan jumlah dan besar sekolah, Program studi, lembaga, dan seterusnya.
Jenjang program meliputi program SMA IPA/IPS. Arah pengembangan pembelajaran
jarak jauh atau pembelajaran maya juga sangat berpengaruh pada pilihan jenis
media bahan perpustakaan yang perlu dikembangkan.[6]
2. Berorientasi
kepada kebutuhan pengguna.
Pengembangan
koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Pengguna
perpustakaan sekolah adalah tenaga pengajar, tenaga administrasi,siswa, yang
kebutuhannya akan informasi berbeda-beda.
3. Kelengkapan.
Koleksi
hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai dalam
pembelajaran, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan
program yang ada secara lengkap (lihat Kep.Mendiknas, No. 0234/U/2000, tentang
Pedoman Pendirian sekolah).
4. Kemutakhiran.
Koleksi
hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa perpustakan harus
mengadakan dan memperbaharui bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan.
5. Kerja
sama.
Koleksi
hendaknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam
pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengajar, dan siswa.
Dengan kerja sama, diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya guna dan
berhasil guna.
6. Rangkaian
Kegiatan.
Pada umumnya,
pengembangan koleksi meliputi rangkaian kegiatan sebagai berikut:
a)
Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi
berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna sesuai dengan asas tersebut di
atas. Kebijakan ini disusun bersama oleh sebuah tim yang dibentuk dengan
keputusan yayasan dan anggotanya terdiri atas unsur perpustakaan, sekolah, dan
unit lain
b)
Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab
semua unsur yang terrlibat dalam pengembangan koleksi.
c)
Mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari
semua anggota sivitas akademika yang dilayani. Hal ini dapat dilakukan dengan
cara , antara lain:
·
Mempelajari kurikulum setiap program studi
·
Memberikan kesempatan sivitas akademika untuk
memberikan usulan melalui berbagai media komunikasi
·
Menyediakan formulir usulan pengadaan buku, baik
secara tercetak maupun maya
·
Melayani pengguna secara berkala untuk menilai
keberhasilan perpustakaan dalam melayani pengguna
d)
Memilih dan mengadakan bahan perpustakaan lewat
pembelian, tukar-menukar, hadiah, dan penerbitan sendiri menurut prosedur yang
tertib.[7]
e)
Merawat bahan perpustakaan. Perawatan bahan pustaka dapat dikategorikan dalam 3
jenis, yaitu:
·
Perawatan
dari segi fisik bahan pustaka
·
Perawatan
koleksi (isi dari keseluruhan koleksi)
·
Perawatan
dari segi teknologi dan media
f) Menyiangi
koleksi Penyiangan koleksi adalah
pemilahan bahan pustaka yang dinilai tidak bermanfaat lagi bagi perpustakaan.
Tujuannya adalah untuk:
·
membina dan memperbaiki
nilai pelayanan informasi oleh perpustakaan
·
memperbaiki
penampilan dan kinerja perpustakaan
·
meningkatkan
daya guna dan hasil guna ruang koleksi
g) Menevaluasi
koleksi. Evaluasi koleksi adalah upaya
menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan pengguna
serta program lembaga induknya. Tujuan evaluasi koleksi adalah:
·
Mengetahui
mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi
·
Menyesuaikan
koleksi dengan tujuan dan program perpustakaan serta lembaga induknya
·
Mengikuti
perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan teknologi
·
Meningkatkan
nilai informasi
·
Mengetahui
kekuatan dan kelemahan koleksi
·
Menyesuaikan
kebijakan penyiangan koleksi[8]
h) Untuk
melaksanakan semua kegiatan tersebut, diperlukan anggaran yang memadai,
karyawan yang cakap dan berdedikasi, struktur organisasi yang mantap, dan alat
bantu pemilihan bahan perpustakaan yang relevan.[9]
E. Hasil
Penelitian di SMA Negeri 3 Palembang
Kegiatan pengembangan
koleksi di SMA N 3 Palembang, dengan pengadaan bahan pustaka yang di butuhkan
dari pengajuan kebutuhan bahan koleksi dari perpustakaan berdasrkan kebutuhan
siswa yang di butuhkan, tergantung dari keputusan kepala sekola dan sumbangan
dari diknas,penerbit,pembelian sendiri.
Tempat
penyeleksian di SMA Negeri 3 ini sudah ada dan penyeleksian tersebut dilakukan
dengan cara mengetahui minat baca pemakai, kebanyakan minat baca di
perpustakaan ini dari 100%, 75% buku pendidikan dan 25% novel. Dari 75% buku
pendidikan IPA yang pling dominan dibanding buku-buku pendidikan IPS
1.
Kerelevanan : pengadaan di perpustakaan
ini berdasarkan kebutuhan para siswa-siswa dan gururu karna, berdasarkan
kebutuhan bahan buku pendidikan.
2.
Berorientasi kepada kebutuhan pengguna :
kebutuhan pengguna perpustakaan ini seperti siswa-siswa yang membutukan
informasi dengan buku-buku pendidikan,
3.
Kelengkapan : koleksi perpustakaan nya
terdiri dari buku-buku pendidikan,dan sara internet tetapi sara internet itu
sendiri di peruntukkan untu guru dan staf tenaga kerja.
4.
Kemutakhiran : kemutakhiran buku di perpustakaan ini cukup
mutahir karena dari bahan koleksi buku-buku yang ada di perpustakaan ini tahun
terbitnya masih baru.
5.
Kerjasama : pengembangan koleksi di
perpustakaan ini menjalin kerjasama dengan penerbit,sumbangan dari diknas.
6.
Rangkaian kegiatan : Pengadaan dilkukan
dengan pembelian sendiri, sumbangan diknas, hadia dari pengarang.
·
Dengan mempelajari atau mengetahui
kurikulum program studi atau kebutuhan buku-buku apa saja yang di butuhkan.
Usulan dapat dilakukan dari berbagai cara komunikasi.
·
Semua pemustaka berhak memberikan usulan
dalam pengadaan koleksi.
·
Merawat dan menjaga bahan pustaka yang
telah ada.
·
Penyiangan dengan mengeluarkan buku-buku
yang tidak layak pakai lagi dari rak, seperti buku-buku yang sudah sobek atau
rusak,tahun terbitnya sudah lama dan tidak mutakhir lagi untuk di gunakan.
·
Mengevaluasi dengan cara memantau ulang
semua bahan-bahan pustakaan apakah sudah layak digunakan dan bermanfaat bagi
pengguna atau pemustaka
[1]
Guest. 2011. Koleksi Perpustakaan. Jurnal Univ Sumut. 1-14.
[2]
Asmaria Br Perangin-angin. 2009. Pengembangan Koleksi Bahan Pustaka Di
Perpustakaan Stikes Santa Elisabeth Medan. Universitas
Sumatra Utara. 1-44
[3]
Herlina. 2013. Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan. Palembang: Noerfikri
Offset. Hal: 13-15
[4]
Asmaria Br Perangin-angin. 2009. Pengembangan Koleksi Bahan Pustaka Di
Perpustakaan Stikes Santa Elisabeth Medan. Universitas
Sumatra Utara. 1-44
[5]
“Pengembangan Koleksi Diperpustakaan”. 18/09/2014. Meidi abdul akbar.http://meidi-aa.web.ugm.ac.id/wordpress/?p=7
[6]
Herlina. 2013. Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan. Palembang: Noerfikri
Offset. Hal: 17
[7]
Guest. 2011. Koleksi Perpustakaan. Jurnal Univ Sumut. 1-14.
[8] ”Merawat bahan pustaka dalam
pengembangan koleksi”. 23/09/2014. http://mikiritugas.blogspot.com/2012/09/pengembangan-koleksi-modul-1-keg1.html. Diposkan oleh abu ahmad di 19.35
[9]
Guest. 2011. Koleksi Perpustakaan. Jurnal Univ Sumut. 1-14.
